Templates by BIGtheme NET

PROFIL DINAS

BAB I

PENDAHULUAN

 

  1. LATAR BELAKANG

Pelayanan publik yang diberikan Instansi Pemerintah ( Pusat, Provinsi, Kabupaten, Kota dan Kecamatan) kepada masyarakat merupakan perwujudan fungsi Aparatur Negara sebagai Abdi Masyarakat. Pada era otonomi daerah fungsi Pelayanan Publik menjadi salah satu fokus perhatian dalam peningkatan kinerja Instansi Pemerintah Daerah. Oleh karena itu secara otomatis berbagai fasilitas pelayanan publik harus lebih didekatkan pada masyarakat sehingga mudah dijangkau  serta dapat memberi manfaat kepada masyarakat.

Pemerintah Pusat telah mengeluarkan sejumlah kebijakan  untuk meningkatkan kinerja instansi Pemerintah dan kualitas Pelayanan Publik,  antara lain kebijakan tentang Penyusunan Sistem dan Prosedur Kegiatan, Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Inpres No. 7 Tahun 1999). Untuk itu Pemerintah Daerah yang termasuk didalamnya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah, perlu memiliki dan menerapkan Prosedur Kerja yang Standar (Standar Operasional Prosedur/SOP) sebagai pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi. Selain itu juga sebagai  alat penilaian kinerja instansi Pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja masing-masing.

SOP tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena selain dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, juga dapat digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik dimata masyarakat berupa responsibilitas, responsivitas dan akuntabilitas kinerja instansi Pemerintah guna menciptakan komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi Pemerintah untuk mewujudkan good governance. sehingga kedepan diharapkan dapat menciptakan komitmen  mengenai pentingnya penerapan SOP oleh setiap

 

satuan unit kerja instansi pemerintahan dalam mewujudkan akuntabilitas pelayanan publik

  1. RUANG LINGKUP

Sop melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan internal maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi pemerintahan

  1. METODE DAN SARANA PENGUMPULAN DATA

Metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi dalam pelaksanaan analisis ini adalah sebagai berikut :

  1. Metode Dokumenter digunakan untuk mengumpulkan data tentang tugas dan fungsi organisasi data kepegawaian dan data yang berhubungan dengan itu.
  2. Metode Questioner digunakan untuk mendapatkan data SOP seperti uraian tugas,bahan kerja,alat kerja,syarat jabatan dstnya.
  3. Metode Wawancara digunakan untuk memperoleh kebenaran questioner dan menggali data lainnya yang diperlukan seperti pelaksanaan tugas dan sebagainya.
  4. Metode observasi digunakan untuk mendapatkan kelengkapan data tentang proses dan cara pelaksanaan tugas, waktu pelaksanaan tugas, bahan dan alat kerja yang digunakan dalam penyelesaian suatu kegiatan dan data lain yang tidak dapat diperoleh dengan metode yang lain.

 

  1. SISTIMATIKA LAPORAN.

Laporan SOP Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah ini disusun dengan menggunakan sistimatika sebagai berikut :

  1. BAB I. PENDHULUAN

Yang memuat latar belakang, Ruang Lingkup, Metode  Pengumpulan Data serta sistimatika laporan.

  1. BAB. II      GAMBARAN UMUM

Yang memuat Gambaran Umum Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Kabupaten Lombok Tengah yang menguraikan tentang tugas pokok dan fungsi, struktur organisasi dan data kepegawaian saat ini

III.        BAB. III     ISI

SOP yang ada pada Dinas Perpustakaan dan     Kearsipan  Kabupaten   Lombok   Tengah

  • BAB. IV  Rumusan Permasalahan
  1. BAB. V     Penutup /kesimpulan dan saran

 

 

 

 

 

 

***

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

GAMBARAN UMUM

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN LOMBOK TENGAH

 

  1. TUGAS POKOK DAN FUNGSI
  2. TUGAS POKOK

Tugas Pokok DinasPerpustakaandanKearsipanKabupaten Lombok Tengah  berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Tengah Nomor 6 Tahun 2016  dan Peraturan  Bupati Lombok Tengah  Nomor : 82 Tahun 2016  adalah membantu Bupati dalam melaksanakan urusan Perpustakaan dan Kearsipan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Kabupaten.

  1. FUNGSI

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Tengah Nomor 6 Tahun2016 dan Peraturan Bupati Lombok Tengah Nomor : 82 Tahun 2016, DinasPerpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah mempunyai fungsi sebagai berikut :

  1. Perumusan KebijakanTeknis di bidang Perpustakaan dan Kearsipan;
  2. Pelaksanaan Kebijakan di bidang Perpustakaan dan Kearsipan;
  3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang Perpustakaan dan Kearsipan;
  4. Pelaksanaan Administrasi Dinas di bidang Perpustakaan dan Kearsipan;
  5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
  6. B. ORGANISASI

Susunan Organisasi  Kabupaten Lombok Tengah  ditetapkan dengan Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Tengah Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan Dan Susunan Perangkat  Daerah, dan Peraturan Bupati Lombok Tengah Nomor 82 Tahun 2016

 

 

tentang Kedudukan,Susunan Organisasi,Tugas Pokok Dan Fungsi DinasPerpustakaandanKearsipan Kabupaten Lombok Tengah.

Adapun Susunan Organisasi DinasPerpustakaandanKearsipan Kabupaten Lombok Tengah  terdiri dari :

  1. Susunan Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, terdiri dari:
  2. A. Kepala Dinas
  3. Sekretaris, terdiri dari:
  4. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
  5. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan.
  6. Unsur Pelaksana adalah Bidang, terdiri dari:
  7. Bidang Pengelolaan Perpustakaan membawahi :
  8. Seksi Pengolahan, Deposit dan Pelestarian BahanPustaka;
  9. Seksi Layanan dan Otomasi Perpustakaan;
  10. SeksiPembinaanSumberdayaPerpustakaan
  11. Bidang Pengelolaan Arsip membawahi:
  12. SeksiAkuisisi dan Pengolahan Arsip;
  13. SeksiPengendalian Kearsipan;
  14. SeksiPembinaan dan Pengawasan.
  15. Kelompok Jabatan
  16. Tugas Pokok dan Fungsi Unsur Organisasi
  17. Kepala Dinas
  18. Kepala Dinas mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, melaksanakan, mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan Dinas dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dibidang Perpustakaan dan Kearsipan.

 

Untuk menyelenggarakan tugas pokok Kepala DinasPerpustakaan dan Kearsipan mempunyai fungsi:

  1. Perumusan dan penetapan rencana strategis serta program kerja Dinas;
  2. Pengkoordinasian penyusunan Rencana Kerja Tahunan, Rencana Kerja Anggaran/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (RKA/DPA) dan Penetapan Kinerja Dinas;
  3. Penetapan kebijakan teknis dibidang perpustakaan dan kearsipan sesuai dengan kebijakan umum yang ditetapkan oleh Bupati;
  4. Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan Kabupaten yang berpedoman pada kebijakan nasional;
  5. Pembinaan teknis pengelolaan semua jenis Perpustakaan dan Arsip di wilayah Kabupaten;
  6. Penetapan kebijakan pelestarian koleksi daerah Kabupaten berdasarkan kebijakan nasional;
  7. Pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam, terkait koleksi Daerah Kabupaten;
  8. Penetapan peraturan dan kebijakan Pembinaan jabatan fungsional pustakawan dan fungsional arsiparis di lingkup Kabupaten sesuai kebijakan nasional;
  9. Pengkoordinasian penyelenggaraan diklat teknis pengelolaan perpustakaan dan pengelolaan arsip;
  10. Pengkoordinasian pelaksanaan jasa layanan perpustakaan dan arsip;
  11. Pengkoordinasian penyelenggaraan kerjasama perpustakaan dan informasi ilmiah dengan instansi terkait;

 

 

  1. Pelaksanaan urusan umum/rumah tangga, perencanaan, keuangan dan kepegawaian;
  2. Pengkoordinasian pelaksanaan layanan jasa koleksi bahan rujukan, naskah, dan multimedia perpustakaan;
  3. Pengkoordinasian penyelenggaraan diklat teknis pengelolaan perpustakaan dan pengelolaan arsip;
  4. Pengkoordinasian penyusunan Standar Operasional Prosedur Lingkup Dinas;
  5. Pelaporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah;
  6. Pelaksanaan pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas bidang;
  7. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh Bupati sesuai dengan bidang tugasnya.
  8. Sekretariat
  • Sekretariat Dinas dipimpin oleh Sekretaris yang mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan yang meliputi urusan perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok Sekretaris mempunyai fungsi:

  1. Pengkoordinasian penyusunan Rencana Kerja Tahunan dan Penetapan Kinerja lingkup Dinas;
  2. Pengkoordinasian penyusunan Rencana Kerja Anggaran/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (RKA/DPA) dan Program Kerja Dinas;
  3. Pelaksanaan pelayanan Teknis Administratif kepada seluruh Unit Kerja lingkup Dinas;

 

  1. Pengkoordinasian penyusunan Standar Pelayanan Minimal dan Standar Prosedur Tetap Pelaksanaan kegiatan lingkup Dinas;
  2. Perumusan dan penjabaran kebijakan teknis penyelenggaraan administrasi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian dan perlengkapan;
  3. Pengkoordinasian penyusunan laporan pelaksanaan tugas Dinas;
  4. Pengkoordinasian Kepala Bidang, Kepala sub Bagian, Kepala Seksi dalam melaksanakan tugas agar terjalin kerjasama yang baik;
  5. Pelaksanaan koordinasi,konsultasi dan sinkronisasi penyelenggaraan tugas kesekretariatan dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan/ atau Instansi terkait ;
  6. Pelaksanaan pengaturan, pembinaan dan pengelolaan administrasi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian dan perlengkapan;
  7. Pelaksanaan pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kesekretariatan;
  8. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya
  9. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian, rumah tangga, protokol dan perlengkapan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Sub Bagian;

 

  1. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis pengelolaan administrasi kepegawaian, rumah tangga, protokol, hubungan masyrakat dan perlengkapan;
  2. Pengumpulan, pengolahan dan analisis data kepegawaian dan kebutuhan perlengkapan;
  3. Pelaksanaan pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian perlengkapan inventaris kantor sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  4. Penyiapan bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksana pelaksanaan tugas Dinas;
  5. Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan administrasi kepegawaian lingkup Dinas sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  6. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan PNS lingkup Dinas;
  7. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas pengurus dan atau penyiapan barang;
  8. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian;
  9. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
  10. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok memimpin, mendata, merencanakan, mengatur, mengawasi, dan mengkoordinasikan tugas bawahan dalam pelaksanaan tugas urusan perencanaan dan keuangan.

 

 

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai fungsi:

  1. Pelaksanaan penyusunan Rencana Strategis, Rencana Kerja Tahunan dan Penetapan Kinerja lingkup Dinas;
  2. Pelaksanaan penyusunan Rencana Kerja Anggaran/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (RKA/DPA) dan Program Kerja Dinas;
  3. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisaan data dan penyebaran laporan data;
  4. Penyusunan rencana dan mengelola anggaran Dinas;
  5. Pembuatan laporan dan evaluasi penggunaan anggaran keuangan;
  6. Penyusunan usulan untuk perbaikan anggaran dan pengelolaan keuangan;
  7. Pelaksanaan perencanaan kegiatan sesuai dengan kebijakan yang diterapkan;
  8. Pelaksanaan pembuatan evaluasi dan pelaporan kegiatan;
  9. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait kegiatan perencanaan dan keuangan;
  10. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian;
  11. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

 

  1. Bidang Pengelolaan Perpustakaan
  2. 1. Bidang Pengelolaan Perpustakaandipimpin oleh Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokokmemimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bidang dalam rangka pembinaan teknis penyelenggaraan Pengelolaan Perpustakaan.

 

Untuk menyelenggarakan tugas pokok Kepala Bidang Pengelolaan Perpustakaanmempunyai fungsi :

  1. Perumusan dan penetapan program kerja dan penetapan kinerja Bidang;
  2. Pengkoordinasian penyusunan RKA, DPA dan Program Kerja Seksi lingkup bidang;
  3. Pengkoordinasianpengumpulan bahan penyusunan kebijakan di bidang pengelolaan danpembinaan semua jenis perpustakaan, penyelenggaraan kerjasamaperpustakaan dan informasi ilmiah;
  4. Pembinaan teknis pengelolaan perpustakaan,penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kepustakaan sertapemasyarakatan minat baca dan jabatan fungsional pustakawan;
  5. Penyusunan rencana/program kerja di bidang layanan, baik layanan teknis maupun layanan kepada pemustaka  dan kegiatan pemasyarakatan minat baca dan jabatan fungsional pustakawan;
  6. Pengkoordinasian penyiapan bahan penyusunan Standar Operasional Prosedur lingkup bidang;
  7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas bidang;
  8. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
  9. Seksi Pengolahan, Deposit dan Pelestarian BahanPustakadipimpin oleh Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan mengkoordinasikan kegiatan seksi dalam rangka melaksanakan penyeleng-garaan dan pembinaanPengolahan, Deposit dan Pelestarian BahanPustaka.

 

Untuk melaksanakan tugas Pokok Kepala Seksi Pengolahan, Deposit dan Pelestarian BahanPustakamempunyai fungsi:

  1. Penyusunan rencana kerja, RKA, DPA seksi;
  2. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis seksi;
  3. Penyiapan bahan bimbingan dalam proses Pengolahan, Deposit dan Pelestarian BahanPustaka;
  4. Pelaksanaan pendataan data Pengolahan, Deposit dan Pelestarian BahanPustaka;
  5. Pelaksanaan pelestarian bahan pustaka yang ada di daerah;
  6. Penyiapan petunjuk teknis deposit perpustakaan;
  7. Penyiapan bahan dan menyusun Standar Operasional dan Prosedur kegiatan seksi;
  8. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program/kegiatan seksi;
  9. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
  10. Seksi Layanan dan Otomasi Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokokmemimpin, merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan mengkoordinasikan kegiatan seksi dalam rangka melaksanakan penyelenggaraan Layanan dan Otomasi Perpustakaan.

Untuk melaksanakan tugas Pokok Kepala Seksi Layanan dan Otomasi Perpustakaanmempunyai fungsi:

  1. Penyusunan rencana kerja, RKA, DPA seksi;

 

 

 

  1. Penyiapan bahan, pedoman dan petunjuk teknis program Layanan dan Otomasi Perpustakaan;
  2. Pengumpulan bahan penyusunan rencana kebijakan di bidang layanan perpustakaan, layanan jasa koleksi bahan rujukan, naskah, multimedia dan jaringan otomasi perpustakaan;
  3. Penyiapan bahan koordinasi perumusan program pembangunan di bidang jasa layanan perpustakaan, layanan jasa koleksi bahan rujukan, naskah, multimedia dan jaringan otomasi perpustakaan;
  4. Penyiapan bahan dan menyusun Standar Operasional dan Prosedur kegiatan seksi;
  5. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program/kegiatan seksi;
  6. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
  7. Seksi Pembinaan SumberDaya Perpustakaandipimpin oleh Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokokmemimpin, merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan mengkoordinasikan kegiatan seksi dalam rangka melaksanakan penyelenggaraan Pembinaan Sumberdaya Perpustakaan.

Untuk melaksanakan tugas Pokok Kepala Seksi Pembinaan Sumberdaya Perpustakaan mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan Rencana Kerja, RKA, DPA seksi;
  2. Penyiapan bahan, pedoman dan petunjuk teknis program Pembinaan Sumberdaya Perpustakaan;
  3. Pembinaansumberdaya semua jenis perpustakaan;

 

 

  1. Penyiapan bahan penyelenggaraan kerjasama perpustakaan, informasi ilmiah, pembinaan teknis pengelolaan perpustakaan,penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kepustakaan serta pejabat fungsional;
  2. Penyiapanbahan koordinasi perumusan program pembangunan di bidangperpustakaan, informasi ilmiah, pembinaan teknis pengelolaan perpustakaan,penyelenggaraan pendidikan dan pelatihankepustakaan;
  3. Penyiapan bahan dan menyusun Standar Operasional Prosedur kegiatan seksi;
  4. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program/kegiatan seksi;
  5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
  6. Bidang Pengelolaan Arsip
  7. Bidang Pengelolaan Arsip dipimpin oleh Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokokmemimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bidang dalam rangka penyelenggaraan pembinaan Pengelolaan Arsip.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok, Kepala Bidang Pengelolaan Arsipmempunyai fungsi :

  1. Pengkoordinasian penyusunan RKA, DPA dan Program Kerja Seksi lingkup bidang;
  2. Perumusan dan penetapan program kerja dan penetapan kinerja Bidang;
  3. Pengkoordinasian penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Pengelolaan Arsip;

 

  1. Pengkoordinasian penyelenggaraan akuisisi arsip dan pengelolaan, penyimpanandan perawatan serta pelayanan arsip in aktif dan arsip statis di Kabupaten;
  2. Pengkoordinasian pengelolaan, pelestarian dan layanan informasi sertapenerbitan naskah sumber arsip
  3. Pengkoordinasianpenyiapan bahan dan menyusun Standar Operasional dan Prosedur kegiatan seksi;
  4. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas bidang;
  5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
  6. Seksi Akuisisi dan Pengolahan Arsipdipimpin oleh Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokokmemimpin, merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan mengkoordinasikan kegiatan seksi dalam rangka penyelenggaraan Akuisisi dan Pengolahan Arsip.

Untuk melaksanakan tugas Pokok Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolahan Arsip mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan Rencana Kerja, RKA, DPA seksi;
  2. Penyiapan bahan, pedoman dan petunjuk teknis pembinaan Akuisisi dan Pengolahan Arsip;
  3. Penyiapan bahan konsep penetapan standar penggunaan sarana dan prasaranakearsipan;
  4. Penyiapanbahan konsep penetapan peraturan dan kebijakanpengawasan/suvervisi penyelenggaraan pengelolaan kearsipan perangkatdaerah Kabupaten;

 

  1. Penyiapankonsep pendataan arsip dan sarana prasaranapenunjang dalamproses akuisisi arsip inaktif dan statis;
  2. Penyiapanbahan konsep penyortiran arsip yang akan dikelola untukmengetahui jenis dan tipe arsip;
  3. Penyiapan bahan konsep rekonstruksi
    arsip dalam rangka penataan kembali arsip sesuai konteks aslinya untukkelancaran pelaksanaan tugas;
  4. Penyiapan bahan dan menyusun Standar Operasional dan Prosedur kegiatan seksi;
  5. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program/kegiatan seksi;
  6. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya
  7. SeksiPengendalian Kearsipan dipimpin oleh Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokokmemimpin, merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan mengkoordinasikan kegiatan seksi dalam rangka penyelenggaraan Pengendalian Kearsipan.

Untuk melaksanakan tugas Pokok Pengendalian mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan Rencana Kerja, RKA, DPA seksi;
  2. Penyiapan bahan, pedoman dan petunjuk teknis pembinaan Penilaian dan Pengolahan Informasi;
  3. Penyiapan bahan konsep petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknispenilaian dan pengolahan informasi sertapenyimpanan dan penataan arsip.

 

 

 

  1. inaktif dan statis sesuai ketentuan sebagai bahan penentuan kebijakan atasan;
  2. Penyiapan bahan konsep penetapan peraturan dan kebijakanpenyelenggaraan jaringan informasi kearsipan di lingkungan Kabupatensesuaidengan kebijakan nasional dalam rangka pelayanan

informasi kearsipankepada masyarakat secara cepat, tepat dan akurat;

  1. Pengolahan informasi Data Arsip Permanen/Statis PerangkatDaerah Kabupaten, Swasta dan Perorangan lingkupKabupaten sebagai bahan penyusunanData Base untuk JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan nasional);
  2. Pelaksanaan Penilaian Arsip Inaktif dan Statis perangkat daerah Kabupaten, Swasta dan Perorangan lingkupKabupaten;
  3. Penyiapan bahan untuk penyusunan Citra Daerah dalam Arsip;
  4. Penyiapan bahan-bahan untuk kegiatan Pameran Karsipan;
  5. Penyiapan bahan dan menyusun Standar Operasional dan Prosedur kegiatan seksi;
  6. program/kegiatan seksi;
  7. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
  8. Seksi Pembinaan dan Pengawasan dipimpin oleh Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan mengkoordinasikan kegiatan seksi dalam rangka penyelenggaraan Pembinaan dan Jasa Teknis kearsipan.

Untuk melaksanakan tugas pokok Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan Rencana Kerja, RKA, DPA seksi;

 

  1. Penyiapan bahan, pedoman dan petunjuk teknis Pembinaan dan Jasa Teknis;
  2. Penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan materi kerjasama kearsipan antarlembaga kearsipan lingkup Kabupaten;
  3. Penyiapan bahan konsep pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraankearsipan oleh masing-masing lembaga Kearsipan lingkup Kabupatensesuai undang-undangdan peraturan kearsipan untuk tertibnya pengelolaan arsip;
  4. Penyiapan bahan konsep layanan jasa teknis kearsipan bagi Lembaga Kearsipan, BUMD, Swasta dan Perorangan lingkup  Kabupaten;
  5. Pelaksanaan penelusuran dan penelitiaan terhadap berbagai jenis arsip yang memiliki nilai sejarah;
  6. Penyiapan bahan pembinaan dalam bentuk kegiatan penyluhan, diklat dan bimbingan teknis bagi pengelola kearsipan lingkup kabupaten;
  7. Penyiapan bahan dan menyusun Standar Operasional dan Prosedur kegiatan seksi;
  8. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program/kegiatan seksi;
  9. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
  10. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Dinas sesuai dengan keahlian dan kebutuhan:

 

 

 

(1)    Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud dalam pasal 5 Huruf C angka 3 terdiri dari tenaga dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya;

(2)    Setiap kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipimpin oleh tenaga fungsional senior yang ditetapkan oleh Bupati dan bertanggung jawab kepada kepala Dinas;

(3)    Jumlah jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan berdasarkan sifat, jenis, kebutuhan dan beban kerja;

(4)    Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai peraturan perundang-undangan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. BAGAN STRUKTUR ORGANISASIDINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KABUPATEN LOMBOK TENGAH

 

   

KEPALA DINAS PERPUSTAKAAN DAN  KEARSIPAN

 

Drs.LALU RINJANI, M.Pd

 

 

 

SEKRETARIAT

Bidang

Pengelolaan Perpustakaan

Kasi Pengolahan, Deposit dan Pelestarian Bahan Pustaka
Kasi Layanan dan Otomasi Perpustakaan
 

Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian

 

Sub Bagian

Perencanaan dan Keuangan

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Kasi Sumber Daya Perpustakaan
Bidang

Pengelolaan Arsip

Kasi Pengendalian dan Pembinaan Kearsipan
Kasi Pembinaan dan Pengawasan
Kasi Akuisisi dan Pengelolaan Arsip

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. STRUKTUR ORGANISASIDINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

                          KABUPATEN LOMBOK TENGAH

 

 

   

KEPALA DINAS  

DRS. LALU RINJANI, M.Si

 

Drs.LALU RINJANI, M.Pd

 

 

 

SEKRETARIAT

H.LALU MUH.IRWAN SYAIHU, M.Pd

 

 

Bidang

Pengelolaan Perpustakaan

 

DRS. H.ABDUL AZIM HM

 

Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian

HJ.BAIQ MAHINDRAWATI,BA

 

 

Sub Bagian

Perencanaan dan Keuangan

 

         SUWATI,B.Sc

 

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Bidang

Pengelolaan Arsip

DRS.LALU ZAENAL ABIDIN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kasi Pengendalian dan Pembinaan Kearsipan

 

MASRI MAULANA,S.SOS.MH

Kasi Pengolahan, Deposit dan Pelestarian Bahan Pustaka

ZOHRAN,S.Pd

Kasi Sumber Daya Perpustakaan

 

Kasi Layanan dan Otomasi Perpustakaan

RACHMAN

 

 

Kasi Akuisisi dan Pengelolaan Arsip

 

LALU SUDARTE,SH

Kasi Pembinaan dan Pengawasan

 

BAIQ ROHMAWATI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. DATA KEPEGAWAIAN

 

Untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaandan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah, didukung oleh  32   (  Tiga Puluh Dua  ) orang PNS dan  3   (Tiga   ) orang Pegawai Tidak Tetap dengan rincian sebagai berikut :

  1. Pegawai Negeri Sipil (PNS) menurut Jabatannya yang terdapat pada DinasPerpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah adalah 3 orang dengan rincian sebagai berikut :
  2. Eselon ll b : 1 orang
  3. Eselon IIIa : 1 orang
  4. Eselon IIIb : 2 orang
  5. Eselon IVa : 8 orang
  6. Fungsional Umum : 17 orang
  7. Fungsional Khusus :  3 orang
  8. Non Struktural : 3 orang

Jumlah                                          : 35 orang

  1. Pegawai Negeri Sipil (PNS) sesuai dengan golongannya adalah sebagai berikut :
  2. Golongan IV : 8  orang.
  3. Golongan III : 14 orang.
  4. Golongan II : 9  orang.
  5. Golongan I : 1  orang.

Jumlah                 : 32 orang

  1. Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Tidak Tetap (PTT) menurut tingkat pendidikan adalah sebagai berikut :

 

 

 

 

 

 

 

n  

Jenjang Pendidikan

 

PNS

 

PTT

 

Ket.

1. SD/Sederajat  
2. SMP/Sederajat 1  
3. SMA/SMK/Sederajat 11 3  
4. SarjanaMuda/D1-DIV/Sederajat. 2  
5. Sarjana (S1) 15    
6. Magister (S2) 4  
7. Doktor (S3)  
  Jumlah 32 3  

 

  1. Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Tidak Tetap (PTT) menurut Jenis Kelamin adalah sebagai berikut :

 

No. Jenis Kelamin PNS PTT Ket.
1. Pria 21 2  
2. Wanita 11 1  
  Jumlah 32 3  
  1. Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Tidak Tetap (PTT) menurut

Agama adalah sebagai berikut.

No. Agama PNS PTT Ket.
1. Islam 32 3  
2. Kristen  
3. Hindu  
4. Budha  
  Jumlah 32 3  

 

  1. Jumlah keseluruhan pegawai lingkup DinasPerpustakaandanKearsipan Kabupaten Lombok Tengah sebanyak 35 (TigaPuluh Lima) orang dengan rincian :

 

 

 

Pegawai Perempuan             :   12    orang

Pegawai Laki-laki                   :  23   orang

  1. Jumlah jabatan Struktural sesuai dengan PP. 18 Tahun 2014 sebagai

berikut :

  • Eselon II : 1   Orang
  • Eselon III.a : 1   Orang
  • Eselon III.b : 3   Orang
  • Eselon IV : 7   Orang (seharusnya )

 

BAB III

ISI

            Dalam menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah telah memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) yakni sebagai berikut:

  1. SOP Sekretariat
  2. SOP Sub Bagian Umum dan Kepegawaian terdiri dari:

–     SOP dan SP Arsip Internal

–     SOP dan SP Surat Masuk

–     SOP dan SP Surat Keluar

–     SOP dan SP Penyusunan Laporan Kehadiran Pegawai

–     SOP dan SP Kenaikan Gaji Berkala

–     SOP dan SP Kenaikan Pangkat

–     SOP dan SP Surat Ijin Cuti

–     SOP dan SP Peminjaman Kendaraan Dinas

  1. SOP Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan terdiri dari:

–     SOP dan SP Mekanisme Pembayaran Gaji Pegawai

–     SOP dan SP Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran Uang Persedian(SPP-UP)

–     SOP dan SP Perjanjian Surat Pertanggung Jawaban Keuangan (SPJ)

–     SOP dan SP Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang

( SPP-GU )

 

 

–     SOP dan SP Penyusunan Laporan Bulanan Realisasi Fisik Keuangan

–     SOP dan SP Rencana Kerja Anggaran (RKA)

–     SOP dan SP Penyusunan Renstra

–     SOP dan SP LAKIP

–     SOP dan SP Penyusunan Laporan Realisasi Anggaran Bulanan

  1. SOP BIDANG PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
  • SOP dan SP Layanan Pembuatan Kartu Anggota
  • SOP dan SP Layanan Sirkulasi
  • SOP dan SP Pengadaan Bahan Pustaka
  • SOP dan SP Layanan Refresensi
  • SOP dan SP Pengolahan Bahan Pustaka
  • SOP dan SP Layanan Perpustakaan Keliling
  1. SOP BIDANG PENGELOLAAN ARSIP
  • SOP dan SP Prosedur Akuisisi Pengolahan Arsip Daerah
  • SOP dan SP Prosedur Pengendalian dan Pembinaan Arsip
  • SOP dan SP Prosedur Pengawaan dan Pengendalian Arsip

Demikian SOP dan SP yang ada pada Dinas Perpustakaan dan  Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah.

 

 

 

 

 

 

BAB IV

PERMASALAHAN

A.    RUMUSAN MASALAH

Keberadaan SOP pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabuaten Lombok Tengah adalah suatu hal yang sangat penting, namun dalam pelaksanaan dan implementasinya masih ditemukan beberapa masalah antara lain:

  1. Belum adanya Lembaga Definitif Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah yang terbentuk  berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Tengah Nomor 6 Tahun 2016  dan Peraturan  Bupati Lombok Tengah  Nomor : 82 Tahun 2016  adalah membantu Bupati dalam melaksanakan urusan Perpustakaan dan Kearsipan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Kabupaten. Namun sampai dengan saat ini belum mempunyai Gedung sendiri dimana Gedung yang ditempati saat ini, ditempati juga oleh  Dinas Kominfo Kab. Lombok Tengah

  1. Kurangnya Sarana dan Prasarana

Dalam melaksanakan SOP tentunya harus didukung oleh sarana prasana yang memadai, tetapi sampai saat ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah belum memiliki Sarana dan prasana yang lengkap

  1. Sumber Daya Perpustakaan yang belum memadai

Dalam melaksanakan SOP tentunya dibutuhkan SDM yang mampu menjalankan Tugas dan fungsinya dengan baik.

Namun sampai dengan saat ini SDM di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah dengan tipe C belum memadai baik dari segi kuantitas maupun segi kualitas dan  belum dibekali dengan Pengetahuan yang Cukup.

 

***

 

BAB  V

PENUTUP

 

  1. KESIMPULAN

SOP atau yang disebut sebagai prosedur tetap (Protap) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh Aparatur Negara yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi Pemerintah).

  1. MANFAAT SOP

Secara keseluruhan SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain:

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam    menyelesaikan  pekerjaan yang menjadi tugasnya
  2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas
  3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan
  4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan
  5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
  6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan
  7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi
  8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur
  9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya
  10. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
  11. Membantu penelurusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan
  12. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi kinerja pelayanan.
    1. TUJUAN SOP
  13. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan akan kemana petugas dalam melaksanakan tugasnya
  14. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama Petugas
  15. Untuk Menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguanduplikasi, serta pemborosan dalam Proses pelaksanaan  kegiatan
  16. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan
  17. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efsien dan efektif
  18. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petgas terkait
  19. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan
  20. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan
  21. Sebagai dokumen untuk revisi SOP Yang baru.

 

  1. FUNGSI SOP
  1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja
  2. Sebagai pedoman bila terjadi penyimpangan
  3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan dan mudah dilacak
  4. Mengarahkan petugs/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja

sebagai  pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin

  1. SARAN-SARAN
  2. Lembaga Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah

harus memiliki lembaga yang definitif untuk mendukung kelancaran tugas dalam melaksanakan fungsinya

  1. Sarana dan Prasarana di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah juga perlu dilengkapi karena sampai dengan saat ini dalam melaksanakan tugasmasih menggunakan sistim  manual, belum didukung oleh sarana dan prasarana yang berbasis IT ( Ilmu Teknologi )
  2. Sumber Daya Manusia harus ditingkatkan baik dari kuantitas dan kualitas yakni:
  • Segi Kuantitas : dari segi jumlah karyawan dan karyawati yang mendukung pelaksanaan tugas pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan masih sangat kurang juga termasuk salah seorang pejabat sudah memasuki Purna Tugas dan 2 (dua) orang Pejabat juga mau memasuki Purna Tugas dalam waktu dekat, begitu juga dengan salah seorang fungsional umum juga mau memasuki Purna Tugas bulan Desember 2017. Dan mengenai tenaga Fungsional Pustakawan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memiliki  tenaga Fungsional Pustakawan  hanya 3 (tiga) orang sehingga diharapkan kedepan dapat mengangkat tenaga Fungsional Perpustakaan lebih banyak lagi. Demikian pula tenaga fungsional Arsiparis belum ada sama sekali.

 

 

Jadi kalau dilihat dari  segi kuantitas Dinas Perpustakaan dan  Kearsipan  Kabupaten Lombok Tengah masih sangat kurang dan belum memadai.

  • Segi Kualitas : Tingkat pendidikan SDM pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Tengah masih sangat rendah jadi perlu ditingkatkan dengan Pelatihan-Pelatihan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas terutama Diklat Perpustakaan dan Diklat Arsiparis.

 

 

 

 

***

 

 

 

 

ăn dặm kiểu NhậtResponsive WordPress Themenhà cấp 4 nông thônthời trang trẻ emgiày cao gótshop giày nữdownload wordpress pluginsmẫu biệt thự đẹpepichouseáo sơ mi nữhouse beautiful

paykwik bozum